Como Hacer un Cuadro de Mandos

Para qué sirve un Cuadro de Mandos

Los cuadros de mandos muestran datos actuales o pasados de los indicadores que contienen, así como comparar ambos. Del mismo modo se puede mostrar información en un momento determinado o acumulada según se requiera.

Los cuadros de mandos son muy intuitivos ya que no precisan conocimientos técnicos.

Los indicadores se pueden apoyar con representaciones gráficas con lo cual se hace más visual para ayudar a la interpretación de los mismos.

La información que se puede visualizar está previamente configurada, es decir, no nos facilitarán indicadores que no están contemplados.

Las pantallas a consultar siempre serán las mismas, es decir serán estáticas en cuanto a su diseño, pero los datos que representarán serán dinámicos en función a las distintas opciones seleccionadas como las fechas, periodos analizados o niveles organizativos.

La información facilitada en estos indicadores la podemos calificar de nivel superior, teniendo que acudir a otras herramientas si queremos información más detallada. Pondremos unos ejemplos de cuadros de mandos:

  • En indicadores de personal: Se dará información de los porcentajes de absentismo laboral pero no dará los nombres de las personas que se recogen en dicho indicador.

  • En indicadores de mercancía: Puede dar la información de las unidades o porcentaje sobre el total roturas de stock que tenemos en la organización, pero no indicará las referencias a las que se refiere.

Para obtener estos datos pormenorizados (nombres de personas, referencias de artículos, ….) podremos acudir a otras aplicaciones de negocios como ERP (Enterprise Resource Planning).

Las formas más usuales para obtener la información que solicitamos consiste en seleccionar botones o bien utilizar listas desplegables con diferentes opciones. En nuestro caso utilizaremos los botones para acceder a las áreas de análisis (ventas, mercancía, clientes, personal y rendimientos) y las listas desplegables para entrar en las distintas opciones dentro de éstas como la fecha, el periodo analizado o el nivel organizativo de la información (por ejemplo: total organización o divisiones de venta concretas).

Seguidamente representaremos propuestas para las distintas pantallas mencionadas y haremos comentarios de cada una que en algunos casos os podrá servir para todas. Advertimos que en nuestro caso no guardan necesariamente relación, además de registrar distinta temporalizada ya que la intención para este punto es la de plasmar distintos escenarios para familiarizaros con ellos.

INICIO

Podremos crear una pantalla de inicio que sirva como resumen general ya que visualizaremos los datos más significativos de todas las áreas de análisis que hemos considerado para la empresa en cuestión que son la de ventas, mercancía, clientes, personal y rendimientos. Según la estructura de la organización que estemos estudiando, éstas se pueden aumentar o disminuir.

ÁREA DE VENTAS

Como siempre seleccionamos los indicadores más significativos para la empresa en cuestión y lo complementamos con gráficas para captar toda la información posible con un solo golpe de vista.

No obstante, hemos incluido otro punto, nunca mejor dicho, para advertir las desviaciones más significativas: “Puntos de intervención para venta inferior al -10%” y que representamos con un círculo rojo donde se da esta situación.

ÁREA DE MERCANCÍAS

Para este ejemplo de cuadro hemos seleccionado tres indicadores de mercancía que son la eficacia, la rotura de stock y la rotación. Como veis lo hemos confrontado con su cluster ya que hemos considerando que para la gestión de mercancía debemos compararnos siempre con los referentes del sector para ser competitivos, considerando como puntos de intervención aquellos que registran desviaciones negativas.

También hemos considerado como “División a intervenir” aquella que tenga dos indicadores en rojo de los tres analizados.

Finalmente se ha incluido un espacio para los gráficos para seleccionar aquél que se quiera visualizar.

TIP: Ahora me vais a permitir una pequeña licencia que es comentaros brevemente un indicador muy eficaz y como no podía tener otra nomenclatura le han denominado “EFICACIA”. Ésta compara la venta en función a toda la mercancía que se ha dispuesto en un periodo dado, es decir, la vendida en ese periodo más la que tenemos actualmente. Obviamente este indicador será más positivo cuanta más venta se haga y menos mercancía reste.

Analíticamente: % Eficacia = (Venta período / (Venta en período + Mercancía dispuesta)) 100

ÁREA DE CLIENTES

Esta propuesta de área de clientes es fácilmente integrable con el de ventas, pudiendo obtener indicadores como el de venta media por cliente muy útil en determinados sectores.

Por otro lado, la participación por continente podría servir, por ejemplo, a un hotel para la contratación de personal en función de los idiomas que domine, o en el caso de una empresa que exporta e importa productos, para hacerse con reservas de divisas para operar con terceros países.

ÁREA DE PERSONAL

Para la propuesta de esta área de personal hemos copiado la estructura del área de mercancías, con tres indicadores, considerando divisiones a intervenir a aquellas que tienen dos de éstos con desviaciones negativas respecto al año anterior, además de incluir gráficos de cada uno.

Véase cómo el indicador que mide la venta media por empleado utiliza información que se rescata del área de venta, concretamente la Venta Bruta, con lo que contribuimos a obtener las sinergias mencionadas anteriormente al emplear varios datos de diversa fuente (venta y personal) para llegar a otros también muy relevantes.

ÁREA DE RENDIMIENTOS

Llegamos al último de los apartados de este texto y lo hacemos como lo empezamos, hablando exclusivamente de los rendimientos.

Nosotros para representar esta área nos basaremos en la comparativa de la cuenta de explotación a analizar con otros estados de rendimientos que consideraremos sus “ESPEJOS” por guardar algún tipo de similitud (como por ejemplo pueden ser el sector, años de vida de la empresa, público al que se dirige, etc.). Para ello utilizaremos dos métodos, el de los números índices y las diferencias de márgenes sobre la venta neta.

El mecanismo de los números índices es muy sencillo; se divide cada una de las partidas “espejos” entre las de la cuenta de explotación objeto de estudio (realmente estos serían los índices), pudiéndose representar este dato en base a uno o cien, según gustos.

Por otro lado, comparando los márgenes sobre la venta neta de cuentas con sus espejos nos permite detectar desviaciones significativas que nos pueden llevar a análisis.

Vamos por partes como dijo Jack el Destripador (puff …, muy malo, os aseguro que no lo hago más). Primero vamos a exponer la cuenta de explotación de la empresa más dos que consideraremos espejos de ésta.

Cogeremos para este ejemplo una estructura muy básica:

Gastos excluido amortizaciones

Los importes en los estados de rendimientos de las tres empresas (Empresa a analizar, empresa Espejo 1 y empresa Espejo 2) son los siguientes:

A la vista de estos estados de rendimientos sacamos en claro que la empresa Espejo 1 tienen los mayores beneficios, tanto en EBIT como en EBITA, seguida de la empresa que analizamos y de la denominada Espejo 2, en este orden. Hasta ahí todo correcto, pero debemos saber que tener mayores beneficios no tiene por qué ser sinónimo de una gestión eficaz.

Expondremos a continuación la propuesta que hacemos del cuadro de los rendimientos, para después comparar a nuestra empresa con la Espejo 1 y después con la Espejo 2, y daremos unas posibles conclusiones al respecto.

La estructura que presenta el cuadro es el de nuestro estado de rendimientos con porcentajes sobre el año anterior y los márgenes sobre la venta neta de todas sus cuentas. También disponemos de las empresas Espejo que reflejan los importes en base a los índices de la nuestra, así como márgenes sobre venta neta.

Nota: Hemos destacados en nuestra empresa las desviaciones negativas sobre el año anterior superiores al 10%, incluido una gráfica de resultados para hacer la representación más intuitiva, así como hemos seleccionado en círculo rojo los datos más relevantes comentados a continuación.

En cuanto a las comparativas sobre los centros espejos haremos las siguientes consideraciones:

  • Yéndonos a los grandes números respecto a la empresa Espejo 1, vemos que el beneficio bruto está por encima 4,3 veces al de nuestra empresa (5.968/1.386=4,3) cuando el total de gastos crece 4,7 (5.351/1.136=4,7) de una a otra. Esto nos va dando pistas ya que el gasto total presenta mayor incremento que el beneficio bruto, tomando como base los índices. Lo que estamos haciendo es dividir los importes de las cuentas de la empresa Espejo 1 entre los números que hemos tomado cómo índices, es decir, los de nuestras cuentas del estado de rendimientos.

Este razonamiento lo podemos reforzar más si comparamos los márgenes sobre beneficio de ambas. Nuestra empresa presenta un +2,94 puntos sobre venta neta (7,39-4,45) en EBIT y un +2,80 puntos sobre venta neta (9,88-7,08) en EBITDA. Esto tiene gran parte de su explicación en que el margen del gasto total es inferior al de la empresa Espejo 1 (33,61% frente a 38,55%) permitiéndonos obtener mejores resultados.

  • En cuanto a las consideraciones de nuestra empresa respecto a la empresa Espejo 2 y por analogismo a las reflexiones que hemos realizado anteriormente nuestro análisis es el que sigue:

Respecto a índices, le empresa Espejo 2 tiene menor beneficio bruto (617/1.386 = 0,4) y la proporción se ve incrementada en el gasto total (381/1.136 = 0,3). Esto hace tener un EBIT muy similar en ambas empresas (236/250 = 0,9).

Además, el EBIT sobre la venta neta es muy superior en la empresa Espejo 2 debido sobre todo a que el margen del gasto total lo tiene significativamente bajo respecto al nuestro.

Teniendo sólo en cuenta los datos facilitados (la Cuenta de resultados), hemos comprobado que la empresa que obtiene mayores beneficios no es siempre la mejor gestionada. Por el contrario, hemos visto cómo la empresa Espejo 2 aun teniendo el importe en EBIT más bajo es la que proporcionalmente menores recursos ha empleado por lo que ha obtenido unos márgenes sobre beneficios (EBIT y EBITDA sobre venta neta) muy superiores al resto.

NOTA: Se ha recalcado “sólo en cuenta los datos facilitados” ya que hablar de gestión global abarca muchas cuestiones como el indicador de la Rentabilidad (Margen sobre beneficios X Rotación) que podría dar la vuelta a las consideraciones antes expuestas. No obstante, muchas veces la información que nos facilitan de terceras empresas no es lo suficientemente amplia como para poder hacer un análisis integral comparativo por lo que sólo podremos trabajar con lo que dispongamos de éstas.

Espero haberos aclarado algo sobre estos temas y os animo a que sigáis investigándolos. “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo (Albert Einstein)”.


Como citar este artículo: 

Miguel Romero Melero (10 de Mar de 2019 - primera publicación: 2018). "Como Hacer un Cuadro de Mandos". [en linea]
Dirección URL: https://www.zonaeconomica.com/como-hacer-un-cuadro-mandos (Consultado el 22 de Mar de 2019)



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