Como hacer un Presupuesto

Los presupuestos reflejarían el objetivo para nuestra explotación en un periodo de tiempo considerado (Mes, Campaña o Ejercicio). Una vez confeccionados, periódicamente se compara con los resultados obtenidos y se debe actuar sobre las desviaciones.

Para la elaboración de los mismos se hace necesario que todos los responsables implicados aporten su “granito de arena” para la consecución del objetivo común y que en definitiva marca la dirección.

De este modo, si la dirección quiere crecer en beneficio, pero piensa que los costes fijos no pueden variar en absoluto porque están al mínimo y que el volumen de ventas será el mismo al Ejercicio Anterior según las previsiones del mercado ¿En qué partida/s de la cuenta de explotación habría que actuar?

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Posible respuesta:
Se actuaría sobre el presupuesto del Coste de Ventas, pero esto no sólo debe ser una anotación en un papel. Se debe estudiar la viabilidad de esa bajada (lo que supondría en calidades de los artículos, la posibilidad de buscar nuevos proveedores, etc.) y por supuesto sería un compromiso por parte del responsable de compras de hacerlo efectivo en el caso que el presupuesto se apruebe.

Pondremos otro escenario: Las perspectivas en cuanto a la venta son moderadamente buenas con un pequeño incremento respecto al Año Anterior, pero se estima que los proveedores van a subir sus costes de forma más que proporcional al incremento estimado en venta. ¿En qué partida/s de la cuenta de explotación habría que actuar?

En este caso sobre los gastos de explotación con capacidad de actuación (materiales, publicidad,….).

¿Cuales son los gastos de explotación sin capacidad de actuación?

Hay gastos como los tributos o las amortizaciones que salvo casos excepcionales no tenemos ningún poder sobre ellos, sólo anotarlos. Por otro lado, también podemos tener otros que estén tan ajustados que sería muy complejo realizar recortes. A estos casos nos referimos como “sin capacidad de actuación”.

Puntualicemos: Cuando hablamos de actuación sobre partidas de la cuenta de explotación en los ejemplos antes expuestos queremos decir las partidas que van a contener una variación significativa para contribuir con los objetivos de la organización. No podemos perder una de nuestra máxima en los presupuestos y es que todo personal dependiendo de su estatus jerárquico debe si no participar en su elaboración por el puesto que ocupe, sí en la consecución del mismo poniendo todo su esfuerzo e implicación.

Datos de partida para la elaboración de presupuestos

Los presupuestos deben ser elaborados siguiendo las indicaciones del mayor órgano representativo de la organización, la dirección. No obstante, dependiendo si existe histórico o no se pueden apoyar en diversos recursos:

a) Si existe histórico: La empresa ya posee datos reales pasados sobre el estado de rendimientos de la empresa y los utiliza para realizar sus previsiones futuras ajustándolos a nuevos datos que ya se conocen y a premisas sobre objetivos a alcanzar.

b) La empresa aún no tiene histórico: En la mayoría de los casos, antes de poner en marcha un negocio, se requiere un plan de viabilidad bien por iniciativa de la propia empresa o porque se lo requiera algún organismo público o privado para ayudar a su emprendimiento tanto a nivel asesor como financiero. Ese plan debe contener un estudio lo suficientemente amplio como para que contenga la información que incluiremos en la cuenta de explotación presupuestada.

Para terminar esta exposición y antes de pasar a la inclusión de los presupuestos en nuestra cuenta de explotación os dejo dos frases muy extendida en el mundo de los negocios que resume las malas prácticas sobre este tema.

“El papel todo lo aguanta”.
“Los presupuestos cuando dejan de ser alcanzables dejan de ser reales”.

Las presiones, los optimismos o pesimismos extremos, o los errores de bulto al transcribir los datos pueden ser alguno de los motivos que han dado pie a las frases antes expuestas y que convierten el esfuerzo empleado en un trabajo sin valor o mejor dicho en un “Valor Negativo” ya que se invierte tiempo que se podía haber destinado a algo más productivo.

Incluimos la columna presupuesto:

presupuestos

La Cuenta de Explotación

En este apartado vamos a introducirnos en cómo podemos confeccionar una cuenta de explotación teniendo presente diversos departamentos o áreas de gastos que pueden tener una empresa.

Para ello vamos a distinguir distintas áreas que generan gastos:

- Departamentos de venta. Son áreas que generan Venta además de gastos directos.

- Departamentos de Administración y Servicios. No generan venta como los primeros pero el gasto que representan deben ser repartidos entre estos en función a unos criterios preestablecidos a través de módulos. Citaremos algunos ejemplos:

Administración de personal, Servicio Médico, Prevención de riesgos laborales,.. : El módulo para estos casos podría ser el número de personas que tiene cada departamento de venta, repartiéndose proporcionalmente.

Departamentos de Publicidad, Post–Venta, .. : El módulo podría ser las ventas que genera cada departamento.

Departamentos de Recepción de mercancías: El módulo sería el número de entradas de productos para los distintos departamentos.

Departamento de Mantenimiento: Su módulo puede ser los metros cuadrados que le corresponde a cada departamento de venta.

- Comunes de Venta. Esta área de gasto no lo trataremos como un departamento en sí, sino el conjunto de gastos que tiene la empresa que no pertenecen o no son adquiridas para un o unos departamentos concretos. Su criterio de reparto seguirá siendo los módulos. Pondremos ejemplos:

Gastos de materiales de venta, Impuestos de Actividades Económicas, servicios financieros,…: El módulo de reparto sería por ejemplo el volumen de venta de cada departamento.

Impuestos de Bienes Inmuebles, material de limpieza, amortización de edificios,… : Como módulo podemos utilizar los metros cuadrados que le corresponde a cada departamento de venta o actividad.

Ampliando conocimientos, de estas explicaciones se desprende que tenemos dos tipos de gastos:

- Gastos Directos: Son aquellos gastos generados por la propia área de venta y que sólo le corresponde a ella misma.

- Gastos Indirectos: Son los que proceden de la Organización en general y que son repercutidos a las áreas de venta en función de la contribución que se le asigne. Este sería el caso de los departamentos de Administración y Servicio, así como los Comunes de Venta.

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Como citar este artículo: 

Miguel Romero Melero "Como hacer un Presupuesto" [en linea]
Dirección URL: https://www.zonaeconomica.com/como-hacer-un-presupuesto (Consultado el 24 de Jun de 2019)



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